Propuesta de lineamientos archivísticos para la consolidación del archivo del departamento de control de estudios de la Facultad de Humanidades y educación de la U.C.V.

Abstract

La gestión documental dentro de los archivos de las universidades, ha de estar enmarcada dentro de un contexto funcional en el que se desarrollen Sistemas de Archivos (SA) que permitan la preservación del patrimonio documental. Estos son considerados archivos muy particulares, ya que los documentos que se generan y reciben, como consecuencia directa de sus acciones, son utilizados para el cumplimiento de sus actividades principales. De estas se derivan una serie de actividades administrativas que se ven reflejadas a través del fondo documental, que posee un valor administrativo y que pueden tener además otros valores como fiscal, legal o histórico, consecuencia de su propia naturaleza y evolución.

La U.C.V., conocida como la máxima casa de estudios de Venezuela, cuenta con más de doscientos cincuenta años de existencia, además de innumerables funciones y gestiones que contribuyen a la formación de profesionales al servicio de la sociedad. Se encuentra dotada de un inmenso patrimonio documental, que debe ser tratado urgentemente con los planteamientos que se muestran en esta investigación. El presente trabajo investigativo permite diseñar las estrategias necesarias para la organización del Archivo de Control de Estudios de la Facultad de Humanidades y Educación de la U.C.V., dejando como producto un Cuadro de Clasificación Documental, una Tabla de Retención Documental y formatos que regulen la producción de documentos y su descripción. Se propone una selección adecuada de los materiales, equipos y mobiliario de archivo que apoyen estas tareas, así se garantizará, junto con un adecuado plan de limpieza de los locales y mobiliario, la conservación en el tiempo de los documentos, la prestación de eficientes, eficaces y efectivos servicios de información, tanto para los empleados que organizan y consultan este fondo documental, así como para los usuarios (estudiantes y profesores) del Control de Estudios. A través de una Guía Estructurada de Observación Directa, se llevó a cabo el levantamiento de la información para la realización del diagnóstico, lo que permitió diseñar las estrategias más idóneas